iDOC folyamat leírása
1. Bevezető beszélgetés
Rövid és kötelezettségmentes tájékoztatás az iDOC irodatechnikai felmérésről. Mit és milyen módon elemez a projekt és milyen eredményre számíthat az Ügyfél.
A felek megtárgyalják az ütemezést, az elemzés várható költségeit és az optimalizációs javaslat kidolgozását. Projektszerepek és mérföldkövek kerülnek meghatározásra, mely az elemzés meghatározott lefutását biztosítják.
2. Felmérés és elemzés
A projekt a jelenlegi irodatechnikai rendszer minden területére kiterjedő szakszerű felmérést és elemzést jelenti. A felmérés célja teljes körű információszerzés a nyomtató, másoló, szkenner és fax eszközökről, irodatechnikát érintő munkafolyamatokról, infrastrukturális környezetről.
Az adottságok és költségek elemzése révén kimutatható:
- a havi/éves teljes nyomtatási költség (TCO)
- az egy lapra eső nyomtatási költség
- direkt és indirekt költségek az irodatechnikával összefüggésben, az igényelt részletezettséggel
- hatékonysági és kihasználtsági mutatók
Felmérésünkkel segítünk egy hatékonyabb irodatechnikai környezet kialakításában.
Megvalósítható az elvárásokhoz illeszthető költség- és felhasználói kontroll, megvizsgálhatók a különböző finanszírozási (tulajdonlás – lízing – outsourcing) konstrukciók előnyei, valamint kidolgozható egy megvalósítási terv is.
Igény esetén a dokumentáció alapját képezheti egy majdani pályáztatásnak is.
3. Workshop
A Konica Minolta bemutatja az elemzett helyzet és információk alapján kidolgozott szakmai koncepciót, melyet összevet az Ügyfél elképzelésével, elvárásaival.
Az Ügyfél részletesen kifejti az optimalizált, költséghatékony irodatechnikai rendszerrel kapcsolatos igényeit, illetve meghatározásra kerül, hogy a meglévő nyomtatási rendszerhez képest milyen irányú bővítések és többletfunkciók lehetősége jelenthet még előnyt.
4. Javaslat kidolgozása
A Konica Minolta tanácsadói kidolgozzák az Ügyfél konkrét igényeihez és lehetőségeihez illeszkedő hatékony irodatechnikai koncepciót.
Ennek eredménye:
- a megtakarítások lehető legpontosabb mértéke, amelyeket az Ügyfél az iDOC megoldás révén érhet el
- a felmért és elemzett költségek részletes áttekintése
- az optimalizáció utáni havi /éves nyomtatási költségek bemutatása
- a nyomat előállítási és belső munkafolyamatok alapján javasolt eszközpark paramétereinek és elhelyezkedésének bemutatása
- az irodatechnikai rendszer támogatását és kontrollálását elősegítő informatikai megoldások bemutatása
- javaslat a konkrét megvalósításra, ütemterv meghatározása
5. Javaslat bemutatása
A Konica Minolta bemutatja az optimalizált irodatechnikai rendszerre vonatkozó javaslatát és megvilágítja az esetleges változtatásokat a nyomtatási költségek és folyamatok vonatkozásában.
Az irodatechnikai koncepció dokumentációja az Ügyfél részére átadásra kerül.
6. Megvalósítás
A javaslat bemutatását és az Ügyfél jóváhagyását követően a következő lépés a javasolt rendszer megvalósítása. A Konca Minolta vállalja, hogy segítséget nyújt az eszközök szállításához és telepítéséhez.
Az együttműködés részét képezi az Ügyfél által delegált munkatársak (kulcsfelhasználók) oktatása, melyet segédanyagokkal támogatunk. Az új irodatechnikai rendszer implementációjának minden lépése úgy kerül megszervezésre, hogy az a lehető legkevésbé hátráltassa a napi tevékenységet